Gestionar bien toda la documentación de una empresa es
imprescindible para el correcto funcionamiento de la misma. Por ello es
importante conocer cuáles son las mejores opciones que ha de garantizar el Software de gestión documental.
Por otro lado, si la empresa prosigue con una dinámica de
crecimiento adecuada y aumenta su nivel de actividad también lo hará la
documentación de la misma, hecho que obligará a la compañía a adaptarse a
través de un software de gestión documental.
Pero, ¿cuál es el mejor programa para gestionar los
documentos? Para responder a esta cuestión es necesario saber antes cómo debe
ser y qué debe aportar a la empresa.
Las siete claves:
Ha de ser fácil de
usar. Los empleados han de poder navegar y acceder a los diferentes
apartados del programa con sencillez, por ello ha de ofrecer una interfaz
intuitiva y ha de permitir una integración con los programas de ofimática
habituales.
La seguridad.
Cada perfil de usuario ha de tener acceso únicamente a los datos que le
pertenecen. Por ello el software ha de permitir gestionar este hecho para
cumplir con la legislación vigente, además de poder cambiar los permisos cuándo
sea necesario si así lo requiere la organización.
La búsqueda de
información. Trabajar con el papel a día de hoy supone un alto riesgo de
pérdida de documentación, por eso las empresas están incorporando ya un software
de gestión documental que permita trabajar con plantillas personalizables y
menús desplegables adaptados a las necesidades de los trabajadores.
Responder a futuras
necesidades. Cuándo se implementa un software documental en la empresa este
debe responder a las necesidades actuales y de futuro de la compañía. Por ello
el programa ha de ser escalable y adaptable a las circunstancias y contexto del
futuro en base a la previsión de crecimiento de la misma.
Políticas de
retención documental. En algunos casos la legislación vigente obliga a las
empresas tener que almacenar y guardar información durante x años (dependiendo
del sector productivo), con lo que el software ha de permitir responder a esta
exigencia sin que por ello se pierda agilidad y velocidad a la hora de
gestionar la documentación.
Gestión de e-mails.
En muchos casos los empleados trabajan a
través del correo electrónico y operan a través de él, ¿pero qué sucede si este
se va de vacaciones y queda en su mail documentación importante que necesiten
los compañeros para efectuar su labor? En este caso el software ha de permitir
gestionar el correo electrónico para facilitar la búsqueda en mensajes y
archivos adjuntos.
Soporte sencillo.
Ha de ser un programa fácil de utilizar y navegar. Intuitivo y adaptable a la
posibilidad del cambio de trabajadores y que estos puedan entender rápidamente
su funcionamiento. Igualmente, en esta página
podrás encontrar más información sobre el Software de gestión documental adecuado
para tu empresa.
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