Las siete claves del software de gestión documental

Gestionar bien toda la documentación de una empresa es imprescindible para el correcto funcionamiento de la misma. Por ello es importante conocer cuáles son las mejores opciones que ha de garantizar el Software de gestión documental.

Por otro lado, si la empresa prosigue con una dinámica de crecimiento adecuada y aumenta su nivel de actividad también lo hará la documentación de la misma, hecho que obligará a la compañía a adaptarse a través de un software de gestión documental.

Pero, ¿cuál es el mejor programa para gestionar los documentos? Para responder a esta cuestión es necesario saber antes cómo debe ser y qué debe aportar a la empresa.

Las siete claves:

Ha de ser fácil de usar. Los empleados han de poder navegar y acceder a los diferentes apartados del programa con sencillez, por ello ha de ofrecer una interfaz intuitiva y ha de permitir una integración con los programas de ofimática habituales.

La seguridad. Cada perfil de usuario ha de tener acceso únicamente a los datos que le pertenecen. Por ello el software ha de permitir gestionar este hecho para cumplir con la legislación vigente, además de poder cambiar los permisos cuándo sea necesario si así lo requiere la organización.

La búsqueda de información. Trabajar con el papel a día de hoy supone un alto riesgo de pérdida de documentación, por eso las empresas están incorporando ya un software de gestión documental que permita trabajar con plantillas personalizables y menús desplegables adaptados a las necesidades de los trabajadores.

Responder a futuras necesidades. Cuándo se implementa un software documental en la empresa este debe responder a las necesidades actuales y de futuro de la compañía. Por ello el programa ha de ser escalable y adaptable a las circunstancias y contexto del futuro en base a la previsión de crecimiento de la misma.

Políticas de retención documental. En algunos casos la legislación vigente obliga a las empresas tener que almacenar y guardar información durante x años (dependiendo del sector productivo), con lo que el software ha de permitir responder a esta exigencia sin que por ello se pierda agilidad y velocidad a la hora de gestionar la documentación.

Gestión de e-mails. En muchos casos los empleados  trabajan a través del correo electrónico y operan a través de él, ¿pero qué sucede si este se va de vacaciones y queda en su mail documentación importante que necesiten los compañeros para efectuar su labor? En este caso el software ha de permitir gestionar el correo electrónico para facilitar la búsqueda en mensajes y archivos adjuntos.

Soporte sencillo. Ha de ser un programa fácil de utilizar y navegar. Intuitivo y adaptable a la posibilidad del cambio de trabajadores y que estos puedan entender rápidamente su funcionamiento. Igualmente, en esta página podrás encontrar más información sobre el Software de gestión documental adecuado para tu empresa.

Implementación del software ERP en la Nube

Son ya muchas las aplicaciones y software que se han mudado a las nubes con la idea de mayor accesibilidad y abaratar, en algunos casos, los costos elevados que generan estos programas. El software erp que aun se encuentra en su versión física está caminando con paso fuerte rumbo a este cambio.

El proceso de adquisición del software empresarial ha ido en crecimiento desde la década de los 90, su popularidad y efectividad han supuesto una inversión obligatoria para las empresas. El sistema erp es uno de los más usados por sus óptimos resultados pero es bastante costoso implementarlo por lo que hay cuatro niveles dentro de estos sistemas dependiendo la complejidad y los costos de inversión de cada empresa.

Estos costos son los que han frenado la adquisición de estos software en las pequeñas y medianas empresas las cuales han optado por otros sistemas como SaaS (Software as a Service o Software como un servicio), CRM (Customer Relationship Management) y los software administrativo-financieros.

La posibilidad, cada día más cercana, de poder beneficiarnos del erp en la nube abre amplias posibilidades para que las pequeñas empresas utilicen esta herramienta que mejorara sin duda el funcionamiento de su empresa de manera integral.

Acceder a la tecnología en la nube ya no es sólo para abaratar los costos. EN la actualidad ya existen proveedores de servicios cloud  que ofrecen el software como servicio (SaaS), estos no son más baratos que las compañías que ofrecen su software en un modelo tradicional. Para decidir si un proyecto debe ser SaaS o tradicional se analizan otras cuestiones además del costo.

Hay muchas competencias que se dan en momento real para poder ofrecer mejores servicios y experiencias de usuario que se puedan aportar al desarrollo de  la empresa o negocio. El ERP España y sus servicios están en pleno proceso de adaptación basados en la nube. La infraestructura de los clouds ya ha alcanzado un nivel apropiado de madurez que permite una gran variedad de acciones realizadas por compañías usuarias.

Algunas de las funciones que actualmente se han adaptado y se están usando en la nube son aplicaciones como el CRM y soporte al cliente, luego se trasladó a la contabilidad en línea, recursos humanos, la gestión de proyectos, etc. Este creciente desarrollo vera como resultado la pronta implementación del software erp.

Apps relacionadas con el sector del transporte de mercancías y el tráfico marítimo

Hoy en día encontramos apps para todo. Uno de los sectores que también cuenta con sus aplicaciones para smartphones es el del transporte de mercancías, con herramientas digitales que son útiles tanto para agente de aduanas como para transitario y empresas relacionadas con el tráfico marítimo, aéreo y terrestre, entre otros.

Os pasamos una selección de algunas de estas herramientas que puedes encontrar en la Play Store y en iTunes:

DG for Crew. Esta aplicación está orientada para ayudar a las Tripulaciones en el transporte de mercancías peligrosas por vía aérea. Está actualizada constantemente, de forma que cumple con las Regulaciones Internacionales vigentes y durante el año 22013 está al día.

Dangerous Goods Practice Labellling LITE. Una versión gratuita. Esta también está destinada a la aviación y a todo aquel que quiere conocer correctamente la identificación y etiqueta de mercancías peligrosas en la industria aérea. Puede encontrarte en la app store y es de gran utilidad.

Knorre. Utilizada para identificar las mercancías peligrosas: búsqueda de sustancias peligrosas, fichas de intervención para respuesta en situaciones de emergencia, información sobre los número de identificación de los peligros, clasificación y etiquetado de resume y no requiere conexión a Internet.

Logistics 2 go by Xisen Science. Útil app para Smartphone destinada a ralizar cálculos rápidos sobre ubicaciones en contenedores de diversas envergaduras y tipologías, en concreto para envíos marítimos y aéreos.

EasyFirs. Organiza más de 100 ferias al año en sectores como las tecnologías industriales, el envasado, el comercio minorista, hostelería, servicios de negocios, información y tecnología de las comunicaciones y el transporte y la logística. Disponible en varios idiomas.

Logistics Expert. Puzzle logístico con bloques deslizantes. Viene con 40 niveles diferentes y cuatro grados de dificultad. No es solo un juego, sino que además ayuda a desafiar las habilidades logísticas. 

Encuentra los mejores restaurantes y bares con la app Aplace2Go

Aplace2go es el resultado del esfuerzo de un equipo de emprendedores que sin apoyo de ningún tipo –mucho menos de financiación- decidieron dejar sus trabajos para dar un servicio que veían que no estaba siendo atendido de forma real por ninguna app, web o guía en el mercado.

Bien es cierto que hay muchas herramientas dedicadas al mundo del ocio y que tienen una orientación similar, pero todas ellas adolecían de algún problema como el excesivo peso de la aplicación, un carga lenta, falta de información –o información tendenciosa- o mezcla de conceptos, tipos de locales, comercios o lugares que no tenían nada que ver unos con otros produciendo un efecto de “contaminación” y mala navegabilidad.

Conscientes de todo ello, en Aplace2go decidimos llevar a cabo un cambio que revolucionase todo ello: creamos la primera “red de marketing” para locales de ocio nocturno y restaurante que además les sirviese como punto de encuentro con sus clientes potenciales… REALES.

A través del relleno de sus perfiles, los locales, discotecas, cafeterías y restaurantes, pueden dar toda la información que realmente quieren que llegue a sus clientes (información básica, transporte, etiqueta, precios, ofertas, promociones, servicios accesorios, etc.), al mismo tiempo que éstos, a través de los filtros de Aplace2go encuentran lo que realmente quieren sin que nadie les induzca a resultados predeterminados. En realidad, Aplace2go es una red social. Un punto de encuentro entre los locales y sus usuarios.

Asimismo, el hecho de haber estructurado toda la herramienta de esta manera, tiene en su trasunto en aplicación la respuesta todos los problemas que antes se mencionaba: la aplicación pesa muy poco por lo que no ocupa espacio en los smartphones (Android y iPhone) de los usuarios; la carga es casi instantánea, la información no está dirigida por la propia aplicación al ser los propios locales los que rellenan unos campos predeterminados y la información (ofertas, promociones) es absolutamente veraz al ser éstos mismos los que las publican en tiempo real; y, por último, no hay mezcla de conceptos: con Aplace2go tienes todo el ciclo del ocio desde la comida-cena hasta el desayuno sin ninguna información que no sea pertinente a nuestro doble objetivo: que los locales tengan visibilidad ante quienes realmente les buscan y que éstos últimos obtengan un servicio real tanto en información como en ventajas y oportunidades.

Además, Aplace2go tiene una doble ventaja: es gratuita para los usuarios de la aplicación, y para los locales tiene un coste que representa, de media, un 5% del coste de un RRPP normal. Aplace2go es, sin embargo, unas relaciones públicas en el bolsillo de tus clientes… De todo el mundo y no sólo de un pequeño grupo de amigos y conocidos que, además, ya saben que existen. Con su presencia en, por ahora, España, Andorra, Portugal y México, Aplace2go quiere ser por vocación en su servicio integral, la herramienta de ocio líder en todos los países hispanoamericanos.

¿Cómo funciona el ADSL?

La ADSL es una tecnología que permite el acceso a Internet y la transmisión de datos. Se trata de una opción de velocidad superior a la ofrecida por un módem, denominada también acceso de banda ancha.

La conexión vía ADSL

Las siglas ADSL provienen de la expresión inglesa Asymmetric Digital Subscriber Line que puede traducirse al español como Línea de abonado digital asimétrica. Esta forma de conexión a Internet es una tecnología que permite transmitir datos digitales utilizando la línea de teléfono convencional. La velocidad de transmisión que alcanzan estos datos es muy superior a la que aporta un módem. Su capacidad de funcionamiento depende, entre otras cosas, de que la distancia entre la vivienda y la central telefónica que provee la señal sea menor de cinco kilómetros y medio. La ADSL funciona utilizando el par trenzado de cobre con el que cuenta la línea convencional de teléfono.

Funcionamiento de la ADSL

El par trenzado de la línea telefónica convencional lleva conectados en sus extremos un módem ADSL. Gracias a esta forma de conexión se obtienen tres canales de información. Uno de ellos es el encargado de mantener la línea de teléfono operativa. Los otros dos están destinados a la conexión ADSL. Por uno de esos canales, denominado de alta velocidad, viaja la información desde la red hasta el router instalado en la vivienda del abonado. El otro canal se conoce como dúplex o de velocidad media, y la información que viaja por él lleva ambas direcciones, desde la red al router y viceversa.

De qué depende la calidad de la señal ADSL

La calidad de la señal ADSL no es la misma para todos los abonados ni en todo momento. Existen numerosos factores que inciden en su aumento o disminución. En el sitio web Ayuda Técnica se puede ampliar información a este respecto. Algunas de las razones que condicionan la calidad de la señal pueden ser: la compañía con la que se contrata el servicio y su capacidad para ofrecer señal en determinados lugares, la distancia desde el abonado a la central telefónica o la que existe entre el router y el ordenador.

Un disco duro que funciona como cargador

¿Cansados de quedaros sin batería en vuestro dispositivo en el momento más inoportuno? Es curioso pero si habitualmente los cargamos a conciencia, resulta que siempre llega un día puntual en el que lo necesitamos primordialmente pero se nos olvida cargarlo y se termina en el momento más inoportuno.

Para estos casos, la empresa de tecnología Kingston Digital ha sacado recientemente al mercado un disco duro que funciona como cargador.  Se trata del nuevo MobileLite Wireless, una especie de disco duro que además de proporcionar almacenamiento, sirve como batería de reserva para nuestro Smartphone.

En realidad no es un modelo nuevo de disco duro, sino una evolución de la generación de los discos duros externos Wi-Drive, que ya nos trajo la conocida marca en el año 2011. Se trata de una disco duro que hacía las veces de memoria externa extra para este tipo de dispositivos móviles que se conectaba a nuestro Smartphone a través de bluetooth para almacenar lo que no nos cabía en el otro. Permite compartir datos por hasta 3 usuarios a la vez.

Este nuevo dispositivo cuenta con una batería recargable de 1800mAh con capacidad para unas 5 horas de uso continuo, lo que da una garantía de carga absoluta. Ejerce de cargador mediante un cable de manera idéntica a como lo hacemos de manera usual. Lo bueno es que no solo funciona para Smartphone sino también para otros dispositivos  como tabletas electrónicas.

Aquí tenéis un pequeño vídeo explicativo de la utilidad de este nuevo dispositivo. Esta en inglés dado que es una novedad auténtica en España, pero tiene subtítulos en castellano, con lo que se entiende perfectamente.

Las 10 mejores apps de la historia

La historia de las aplicaciones para teléfonos móviles inteligentes, también conocidas como apps, es bastante reciente. En términos de innovación, los expertos en software han pasado de programar para grandes máquinas con mucha capacidad de procesamiento a hacerlo para pequeños dispositivos móviles con recursos limitados en los últimos 5 años.

Pero a pesar de la corta trayectoria de este tipo aplicaciones, estos años nos dan dejado algunas maravillas en términos de popularidad. Estas son las 10 mejores aplicaciones que nos recomiendan los expertos en desarrollo de aplicaciones para móviles CodigoNexo:

Shazam: Los días de preguntarle a tu amigo apasionado por la música cual era el título de una canción que sonaba terminaron gracias a esta aplicación que reconoce una canción a partir de un fragmento de la misma y nos muestra toda la información del artista.

Whatsapp: Una vuelta de tuerca a los famosos chats, esta App permitió a los usuarios enviar y recibir mensajes cortos en tiempo real de manera totalmente gratuita, lo que revolucionó completamente el sector.

Viber: Gracias a la tecnología de Voz sobre IP, se nos permitió comenzar a realizar llamadas totalmente gratuitas con esta aplicación con una calidad muy aceptable.

Skype: Pero si algo fue revolucionario en el panorama VoIP es la llegada de Skype a dispositivos como iPhone, que nos permite realizar no sólo llamadas sino también videollamadas de manera gratuita.

Reader: Para los más internautas, los que necesitan estar al día de las actualizaciones de todos los blogs y webs de los que son seguidores, esta aplicación permitió verlas de un solo vistazo a partir de las fuentes RSS.

Llegados a este punto, vale la pena hacer una distinción para descubrir las últimas cinco, exclusivas de Apple:

iBooks: La idea de leer un libro en un dispositivo de estas características partió de Apple y gracias a esta aplicación empezó a ser algo que se podía realizar cómodamente.

iMovie: Para aprovechar al máximo las características de tu cámara, iMovie dio la oportunidad de crear películas en HD de forma rápida y sencilla.

iTunes:  Que vamos a decir de la aplicación para la música por excelencia del gigante Apple.

Buscar mi iPhone: Para los más desastre, esta aplicación supone una gran ayuda no sólo para la búsqueda sino también para el control de acceso a tu iPhone o iPad desaparecido permitiendo funciones como localizar, bloquear o borrar los datos del dispositivo. 

Keynote: Los ejecutivos cuentan con una baza para en su Smartphone gracias esta aplicación que permite realizar presentación vistosas en cualquier lugar.

Estas han sido para mí las más destacadas de todos estos años.